Indicazioni procedurali interne al vaglio del Revisore

Dott. Alessio Pistone | 10/05/2013

Il revisore, nell’ambito delle procedure volte all’analisi del sistema del controllo interno e durante le osservazioni fatte in altre fasi del processo di revisione, può identificare delle carenze procedurali della società che ritiene utile portare all’attenzione della Direzione e dei responsabili della governance. Le carenze più significative vengono formalizzate per iscritto in una “lettera di suggerimenti” (cosiddetta management letter) che può essere emessa, alternativamente, prima della chiusura dell’esercizio, al termine dell’analisi del sistema di controllo e delle procedure contabili amministrative ovvero dopo la chiusura dell’esercizio, successivamente all’emissione della relazione di revisione.
Il documento è solitamente strutturato in modo da contenere:
– un paragrafo introduttivo nel quale viene specificato che l’esame delle procedure aziendali è stato condotto al fine di definire la strategia di revisione ritenuta appropriata e non per esprimere un giudizio sul controllo interno;
– la descrizione della situazione riscontrata e dei potenziali effetti;
– il rischio associato e il livello di priorità attribuito alla carenza rilevata;
– i suggerimenti proposti per il miglioramento;
– l’evidenza dei commenti ricevuti dalla Direzione.
È opportuno, inoltre, che nel corpo della lettera vengano elencati gli argomenti non risolti che erano già stati evidenziati nella lettera dell’anno precedente, facendo presente che erano stati proposti antecedentemente.
Al fine di evitare incomprensioni, è preferibile che il contenuto della lettera venga discusso con la Direzione o con i responsabili delle attività di governance prima dell’emissione della stessa in forma finale.
Il principio di revisione internazionale n. 265 fornisce, a titolo puramente esemplificativo, un’elencazione della carenze più comuni relative al controllo interno che possono essere riscontrate dal revisore:
– mancanza di separazione di funzioni;
– eccessiva ingerenza della Direzione;
– ambiente di controllo interno debole;
– personale non sufficientemente competente riguardo ai compiti affidatigli;
– avvicendamento del personale che ha dato origine a mancate sostituzioni nelle posizioni chiave;
– carenze procedurali nei controlli IT;
– controlli migliorabili, atti a prevenire o ad individuare frodi;
– controlli migliorabili sull’applicazione di politiche contabili;
– presenza di controlli non adeguati per fronteggiare eventi non di routine (quali l’introduzione di un nuovo sistema contabile, l’automatizzazione di una procedura o l’acquisizione di una nuova attività).
Nel valutare la significatività della carenza e la conseguente opportunità di includerla nella lettera dei suggerimenti, il revisore deve considerare i seguenti elementi:
– la probabilità che la carenza comporti in futuro errori significativi nel bilancio;
– gli importi di bilancio che possono essere condizionati dalla carenza;
– il volume di movimenti che si è registrato o che potrebbe essere registrato nel saldo contabile o nella classe di operazioni esposti alla carenza o alle carenze;
– la causa e la frequenza delle eccezioni individuate a seguito delle carenze nei controlli.
Con particolare riferimento alle imprese di minori dimensioni, il revisore dovrà prestare attenzione ai seguenti fattori:
– rispetto a quanto avviene per le imprese più grandi, i controlli possono non essere adeguatamente formalizzati;
– alcune tipologie di attività di controllo possono non essere necessarie e i rischi possono essere attenuati mediante i controlli applicati dai vertici della Direzione (per esempio, controlli generali, quali quelli dell’ambiente di controllo, per prevenire o individuare un errore specifico prima che questo si verifichi);
– la possibilità di istituire un’adeguata separazione delle funzioni è limitata dal ridotto numero di dipendenti;
– vi sono maggiori possibilità di forzature dei controlli da parte della Direzione.
Proprio in considerazione dell’assenza di sistemi di controllo evoluti nelle imprese di minori dimensioni, è verosimile che in tali società venga percepita in maniera più evidente l’utilità dei consigli forniti dal revisore nella management letter.
Infine, con riferimento alla documentazione delle carenze rilevate, è opportuno che nelle carte di lavoro si evidenzi:
– la natura e le caratteristiche della carenza identificata;
– la voce di bilancio e il fattore di rischio interessati;
– l’effetto potenziale sul bilancio;
– se la carenza è significativa o meno;
– le procedure di revisione individuate in risposta ai rischi.