Numerazione fatture elettroniche

Dott. Alessio Pistone | 05/04/2018

L’emissione contestuale di fatture in formato elettronico ed in formato analogico (si pensi alla circostanza in cui i destinatari sono in parte P.A. in parte soggetti diversi) richiede alcune valutazioni in merito alla possibilità di numerare distintamente le fatture a seconda del relativo formato.
Non appare del tutto chiaro, infatti, se la disciplina in materia di fatturazione, in tali ipotesi, imponga di adottare distinte serie di numerazione, ovvero se sia consentito l’utilizzo di un’unica serie.
L’art. 21 comma 2 lett. b) del DPR 633/72 prevede che ciascuna fattura emessa debba essere munita di un “numero progressivo che la identifichi in modo univoco”. Ciò impone al cedente o prestatore l’adozione di una numerazione progressiva adeguata, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa (ris. Agenzia delle Entrate 10 gennaio 2013 n. 1).
Stando alla sola formulazione dell’art. 21 del DPR 633/72, sembrerebbe possibile utilizzare la medesima serie di numerazione sia per le fatture analogiche che per le fatture elettroniche, posto che, anche in presenza di un’unica serie, non dovrebbe ritenersi venuta meno l’identificazione univoca di ciascun documento.
L’adozione di distinte serie di numerazione per le due tipologie di fattura resterebbe dunque una facoltà esercitabile dal soggetto passivo a fronte di specifiche esigenze di gestione dell’attività.
Nell’ambito della prassi amministrativa precedente, invece, l’utilizzo di distinte serie di numerazione per le fatture analogiche ed elettroniche era stata assunta come condizione necessaria al fine di rispettare la disciplina in tema di conservazione elettronica delle fatture di cui all’art. 3 del DM 23 gennaio 2004. Quest’ultima disposizione – ora abrogata – imponeva la memorizzazione elettronica dei documenti secondo un ordine cronologico e senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.
Si aggiungeva, a ciò, il chiarimento della circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006, secondo cui il processo di conservazione digitale poteva essere limitato alle sole fatture elettroniche, ammettendo la conservazione delle fatture in formato analogico secondo le modalità tradizionali soltanto a patto che queste ultime fossero annotate in apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica, in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.
Pertanto, in vigenza del DM 23 gennaio 2004, qualora il soggetto passivo avesse deciso, a fronte dell’emissione di fatture elettroniche e fatture cartacee, di adottare la conservazione elettronica soltanto per le prime, avrebbe dovuto adottare distinte serie di numerazione per garantire la memorizzazione in ordine progressivo e continuo dei documenti. Nessun obbligo di numerazione distinta, invece, doveva ritenersi previsto nell’ipotesi in cui il soggetto passivo avesse deciso di adottare un’unica modalità di conservazione per tutti i documenti emessi.
In seguito all’entrata in vigore del DM 17 giugno 2014, che ha sostituito il DM 23 gennaio 2004 in materia di conservazione dei documenti informatici, i precedenti chiarimenti di prassi dovrebbero, però, ritenersi superati.
Le nuove disposizioni, infatti, non sembrano prevedere specifici vincoli legati alla coesistenza di processi di conservazione differenti (elettronica e tradizionale), limitandosi a stabilire che i documenti informatici devono essere conservati in modo da rispettare una corretta tenuta della contabilità.
Pertanto, indipendentemente dal metodo utilizzato per la loro conservazione, fatture elettroniche e analogiche dovrebbero poter essere identificate seguendo un’unica serie di numerazione.
Cionondimeno la distinta numerazione delle fatture elettroniche rispetto a quelle analogiche potrebbe comunque ritenersi opportuna per una più ordinata gestione documentale, oltre che allo scopo di soddisfare il requisito della corretta tenuta della contabilità ai sensi dell’art. 3 comma 1 lett. a) del DM 17 giugno 2014.