Collegamento POS con registratore di cassa

Dott. Alessio Pistone | 20/02/2026

Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore il nuovo obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione dei corrispettivi, introdotto dalla legge di bilancio 2025 con l’obiettivo di rafforzare il contrasto all’evasione fiscale. L’Agenzia delle Entrate pubblica il 31 ottobre 2025 il Provvedimento n. 424470/2025 con le regole operative e rende disponibile una guida pratica a supporto degli esercenti per chiarire modalità e adempimenti. Ricordiamo ai nostri clienti che possono usufruire della convenzione con la  AMF System s.r.l. www.amfsystem.it per questo ed altri numerosi servizi legati ai registratori di cassa avanzati.

La disciplina prevede che la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi avvengano tramite strumenti tecnologici idonei a garantire integrità, sicurezza e non modificabilità dei dati, assicurando al contempo la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico. Lo strumento hardware o software utilizzato per accettare pagamenti elettronici risulta sempre collegato allo strumento deputato alla registrazione e memorizzazione puntuale dei corrispettivi, nonché alla loro trasmissione aggregata insieme ai dati dei pagamenti elettronici giornalieri. Il registratore telematico può memorizzare le informazioni relative a tutte le transazioni elettroniche, con esclusione dei dati sensibili del cliente, e trasmettere all’Amministrazione finanziaria l’ammontare complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri incassati dall’esercente, anche a prescindere dalla registrazione dei singoli corrispettivi.

Tra i POS fisici rientrano anche i cosiddetti SoftPOS, applicazioni installate su smartphone o tablet dell’esercente che trasformano il dispositivo in uno strumento idoneo ad accettare pagamenti contactless. I POS virtuali, invece, consentono l’autorizzazione e la gestione dei pagamenti su Internet. Al momento dell’emissione del documento commerciale, l’esercente indica e registra la modalità di pagamento utilizzata dal cliente, scegliendo tra contante, pagamento elettronico o ticket come buoni pasto e gift card. L’errata indicazione della modalità di incasso comporta l’applicazione della sanzione prevista dall’articolo 11, comma 2-quinquies, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471.

Sia con il registratore telematico sia con la procedura web “Documento Commerciale on line”, l’indicazione della modalità di pagamento avviene tramite le funzionalità già disponibili, senza necessità di aggiornamenti tecnici o di un collegamento fisico tra RT e POS. Il collegamento richiesto ha natura logica e consiste in una comunicazione da effettuare una sola volta, salvo successive variazioni, attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”. Gli esercenti che utilizzano il registratore telematico, o una soluzione software equivalente, registrano il collegamento mediante la funzione “Gestione collegamenti”, associando la matricola dell’RT al codice identificativo univoco del POS utilizzato per l’incasso dei corrispettivi memorizzati.

In presenza di server RT collegati a più punti cassa, l’abbinamento riguarda i POS utilizzati nei punti cassa rispetto alle matricole dei server RT. Chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” effettua l’operazione direttamente all’interno della stessa piattaforma, indicando l’identificativo univoco del POS:

• Per i POS fisici l’identificativo univoco si compone della matricola del terminale (terminal id), del codice fiscale e della denominazione dell’Acquirer con cui l’esercente ha stipulato il contratto.
• Per i POS virtuali, l’identificativo coincide con il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer.

Se l’esercente ha due contratti distinti con diversi Acquirer ma utilizza un unico POS, deve registrare due distinti collegamenti, ciascuno riferito al relativo contratto. Tali dati sono normalmente reperibili nel contratto di convenzionamento, nei report periodici o nell’area riservata messa a disposizione dall’operatore finanziario. Quindi il collegamento può essere multiplo ovvero un singolo POS può risultare associato a più RT e, viceversa, più POS possono essere collegati a un unico RT. Per ciascun collegamento occorre indicare l’indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti sono utilizzati, così da rendere più agevole la gestione delle informazioni rispetto ai soli codici identificativi.

La prima comunicazione deve essere effettuata a partire dai primi giorni di marzo 2026 con riferimento agli strumenti di pagamento elettronico attivi nel mese di gennaio 2026. Dalla data di attivazione della procedura web, esercenti o intermediari delegati dispongono di 45 giorni per trasmettere i dati richiesti. Per i POS attivati successivamente, il collegamento va registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione. Gli stessi termini si applicano in caso di variazioni, come l’attivazione di nuovi RT o POS, la dismissione di dispositivi o la modifica degli abbinamenti esistenti.

Il mancato collegamento tra lo strumento di accettazione dei pagamenti elettronici e quello di registrazione e trasmissione dei corrispettivi comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa di 100 euro per ciascuna trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre, oltre alla possibile sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei casi previsti. Si applica inoltre la sanzione da 1.000 a 4.000 euro, già prevista per l’omessa installazione degli apparecchi per l’emissione dello scontrino fiscale, anche nell’ipotesi di mancato collegamento dei dispositivi.

Restano esclusi dall’obbligo:

• I corrispettivi certificati tramite distributori automatici,
• Le cessioni di carburante,
• Le operazioni di ricarica dei veicoli elettrici,
• La vendita di tabacchi e generi di monopolio,
• Le vendite a distanza, anche se incassate con pagamento elettronico,
• Le vendite documentate esclusivamente mediante emissione di fattura.

Tuttavia, se l’esercente svolge sia attività soggette all’obbligo di certificazione sia attività esonerate e utilizza lo stesso POS per entrambe, deve comunque procedere al collegamento. Se invece impiega un POS dedicato esclusivamente a operazioni esonerate, può dichiararne l’utilizzo esclusivo e non é tenuto al collegamento, a condizione che tale strumento non venga utilizzato neppure occasionalmente per operazioni certificate con documento commerciale. Qualora l’esercente scelga volontariamente di certificare corrispettivi esonerati mediante documento commerciale, anche i relativi POS devono essere collegati.